Klachtenprocedure

Wij staan voor kwaliteit en open communicatie

Vita Medical Support streeft naar een hoge kwaliteit van dienstverlening en professionele medische ondersteuning tijdens evenementen. Toch kan het voorkomen dat u niet tevreden bent over onze inzet of over het handelen van een van onze hulpverleners.

Wanneer u een klacht heeft over onze dienstverlening, horen wij dat graag. Door klachten serieus te nemen en zorgvuldig te behandelen kunnen wij onze dienstverlening blijven verbeteren.

⸻

Indienen van een klacht

Om uw klacht zo goed en snel mogelijk te kunnen behandelen, verzoeken wij u om bij uw melding – indien mogelijk – de volgende gegevens te vermelden:

• uw naam of bedrijfsnaam, adres en contactgegevens;
• een duidelijke omschrijving van uw klacht;
• de datum, locatie en naam van het evenement waarop de klacht betrekking heeft;
• indien mogelijk het tijdstip waarop de situatie heeft plaatsgevonden;
• indien bekend de naam van de betrokken hulpverlener.

U kunt uw klacht schriftelijk of per e-mail bij ons indienen. Na ontvangst nemen wij uw klacht in behandeling en houden wij u op de hoogte van de verdere afhandeling.

⸻

Termijn voor het indienen van een klacht

Heeft u een klacht over onze dienstverlening? Dan verzoeken wij u deze bij voorkeur binnen twee weken na het betreffende evenement bij ons in te dienen. Binnen deze termijn zijn de omstandigheden rondom de situatie meestal nog goed te reconstrueren.

⸻

Afhandeling van uw klacht

Na ontvangst registreren wij uw klacht in ons klachtenregistratiesysteem. U ontvangt binnen vijf werkdagen een schriftelijke bevestiging van ontvangst.

In deze bevestiging vermelden wij onder andere:

• een samenvatting van uw klacht;
• hoe wij uw klacht gaan onderzoeken;
• binnen welke termijn u een inhoudelijke reactie kunt verwachten.

Wij streven ernaar om iedere klacht zorgvuldig te onderzoeken en waar mogelijk tot een passende oplossing te komen.

⸻

Opvragen van medische informatie

Heeft u tijdens een evenement medische zorg ontvangen en wilt u informatie opvragen over de verleende hulp? Dan kunt u hiervoor een verzoek indienen.

Voor medische gegevens hanteren wij een wettelijke bewaartermijn van maximaal vijf jaar. Na deze periode worden medische gegevens verwijderd uit onze systemen.

Om de privacy van betrokkenen te waarborgen kan bij het opvragen van medische informatie aanvullende verificatie of een verzoek via een advocaat of verzekeraar worden gevraagd.

⸻

Contact opnemen

Wilt u een klacht indienen of meer informatie over onze klachtenprocedure? Neem dan gerust contact met ons op.

E-mail: info@vitamedicalsupport.nl
Telefoon: 06-28985150